يتكون نظام الرقابة الداخلية من خمسة مكونات هي:
● البيئة الرقابية.
● تقييم تحديد المخاطر.
● الإجراءات والأنشطة الرقابية.
● متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية.
● المعلومات والإتصال
1- البيئة الرقابية Control Environment
تشتمل البيئة الرقابية علي العوامل التالية :
أ- طرق الرقابة المتعلقة بالإشراف والمتابعة :
يُعتبر وجود قسم للمراجعة الداخلية، واستخدام نظم الموازنات التخطيطية، ونظم محاسبة المسئولية ونظم تقارير الأداء من أهم طرق الإشراف والمتابعة التي يمكن استخدامها كأساليب رقابية.
وطرقالرقابةالمتعلقةبالإشر افوالمتابعة،تتطلب تفحصما يلي :
- الإجراءاتالمتبعةفي إعدادالموازنات التخطيطية، ونظاممحاسبة المسئولية.
- الطرقالمتبعةلمقارنةالأداء الفعليمعالأداءالمخطط.
- معالجةالإدارةللانحرافاتعن الأداءالمتوقع.
- السياساتوالإجراءاتالتيتتب عهاالإدارةلإصلاحالنظامالم حاسبي ،والإجراءاتالرقابية لكي تتماشىمعالتغيراتالبيئية.
ب- الهيكلالتنظيمي :
يُعتبرالهيكلالتنظيمي -الذييحددالسلطاتوالمسئوليا تداخل الشركةبوضوحوجلاء -دعامةأساسيةمندعاماتالرقاب ةالداخلية. فالهيكلالتنظيميالذييحددال مسئوليات,يكوِّنقاعدةمهمةل مساءلةعننتائجالأعمال،وبا تالييزيدمنفعاليةالرقابة.
ج- طـرقالاتصال :
لابدلإدارةالشركةأنتستخدمأ ساليباتصالفعالة تساعد فيالتحديدالواضحللسلطاتوال مسئولياتفيالشركة
د- الأسلوبالفلسفيوالعمليالمت بعبواسطةالإدارة :
نظرةالإدارةإلىالرقابةوموق فهامنهاتؤثرتأثيرًاكبيرًاع لىفعالية نظام الرقابةالداخلية. فلكيتكونهناكرقابةفعالة،لا بـدلإدارةالمنشأةأنتدعمنظا مالرقابةالداخليةالمطبـق،و أنتجعلدعمهالذلكالنظاممعلو ماًلدىجميعالعاملينفيالمنش أة. هذا من ناحية، ومنناحيةأخرى،ينعكسأسلوبال إدارةالداعمللسلوكالأخلاقي فيالعمل (منخلالالنموذجالأخلاقيفيع لالإدارةنفسها كقدوة) علىجميعالعاملين بالمنشأة،منحيثتقليلاحتمال ارتكابالمخالفاتالمتعمدة.
هـ- لجانالمراجعة :
يشكل مجلس الإدارة لجنة المراجعة من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين، على أن يكون غالبية أعضاء اللجنة من الأعضاء المستقلين، وألاّ يقل عدد أعضائها عن ثلاثة، كما يجب أن يكون من بين أعضائها أحد الخبراء في الشئون المالية والمحاسبية، ويجوز تعيين عضو أو أكثر من خارج الشركة في حالة عدم توافر العدد الكافي من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين.
تلتزم الشركة أن توفر للجنة المراجعة الموارد الكافية لأداء واجباتها، بما في ذلك التصريح لها بالاستعانة بالخبراء كلما كان ذلك ضرورياً.
تتولى لجنة المراجعة المهام والواجبات التالية:
( أ ) تقييم نظامالرقابةالداخلية والتحقق من كفايته.
(ب) وضع وتطبيق سياسة التعاقد مع المحاسب القانوني.
(جـ) متابعة ومراقبة استقلالية المحاسب القانوني (المراجعالخارجي)، ومدى موضوعيته، ومناقشته حول طبيعة ونطاق عملية المراجعة ومدى فعاليتها وفقاً لمعايير المراجعة المعتمدة.
(د) تلعبدور وسيط بينالمديرين التنفيذيين ومجلس الإدارة منجهةوالمراجعالخارجي (المحاسب القانوني) منجهةأخرى.
و- السياساتوالإجراءاتالمتعلق ةبالعاملين :
إنوجودقسممركزيفعاللإدارةش ئونالأفراد(العاملين بالمنشأة)يزيدكثيرًامنفعال ةالرقابةعنطريقوضعالرجلال ناسبفيالمكانالمناسب(الوظي فةالتيتناسبمؤهلاتهوقدراته )، وعنطريقالتدريب يمكن تنمية هذه القدرات.
ز- المؤثراتالخارجية:
هناكمؤثراتبيئيةمنخارجالشر كةتؤثرعلىفعاليةالرقابةالد اخليةبالشركة،فالشركةالخاض عةلنظامالشركاتأكثرحرصاًعل ىتنفيذالمتطلباتالرقابيةال تييفرضهانظامالشركات، وأيضًاالشركاتالمسجلةبأسوا قالمال,فهيأيضًاتحرصعلىتنف ذالمتطلباتالرقابيةالتيتض هاأسواقالمال.
ح- الأمانة والقيم الأخلاقية التي يتصف بها العاملون :
وجودمجموعة من العاملين الأكفاء، والموثوق بهم، والذينيتمتعون بقدر كاف من الأمانة والقيم الأخلاقية يعتبر من أهم عناصر نظام الرقابة الداخلية. فإذا كان العاملون ليس لديهم الأمانة والقيم الأخلاقية، فسوف يمكنهمالتواطؤ لتخطي أي إجراءات رقابية قد تضعها المنشأة. لذلك يجب على الشركة أن تضعلنفسها سياسة محددة لاختيار العاملين بها، بحيث تقلل احتمالات وجود عاملين لا تتوافرفيهم صفات الكفاءة والأمانة والقيم الأخلاقية المتعارف عليها.
2- تحديد المخاطر Risk Determination
يقصد بتحديد المخاطر هنا هو تقدير احتمال أن تتضمن القوائم المالية أخطاء مهمة (مخاطر التقرير المالى) مسئولية المحاسب القانونى فهناك اهتماماً مشتركاً لكل من الإدارة والمحاسب القانوني.
3- الإجراءات والأنشطة الرقابية Control Activities and Procedures
الإجراءات والأنشطة الرقابية هي السياسات والإجراءات التي تساعد في التأكد من أن تعليمات الإدارة تم تنفيذها. وهي إجراءات يتم اتخاذها لمقابلة المخاطر المتعلقة بتحقيق أهداف الشركة. والأنشطة الرقابية لها أهداف عديدة، ويتم تطبيقها عند مستويات تنظيمية ووظيفية متعددة، وبصفة خاصة، فإن الإجراءات والأنشطة الرقابية المتعلقة بالسياسات المالية، هي الإجراءات والأنشطة التي تتعلق بأمور عديدة، أهمها ما يلي:
● فحص أداء الشركة.
● معالجة البيانات.
● الإجراءات الرقابية التي تعتمد على الوجود الفعلي.
● الفصل بين المسئوليات والتحديد الواضح للسلطات.
4- متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية Monitoring and Updating Control Activities and Procedures
المراقبة هي عملية تقويم جودة أداء الرقابة الداخلية بمرور الوقت، وهي تتضمن تصميم وتنفيذ وتقويم وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية أولاً بأول، واتخاذ أي إجراءات تصحيحية ضرورية ومراقبة الإدارة لأداء الأنشطه الرقابيه.
5- المعلومات والإتصال Information and Communication
يتكون نظام المعلومات المتعلق بالتقارير المالية بما في ذلك النظام المحاسبي من الطرق المحاسبية الخاصة بمعالجة (تسجيل وتبويب وتلخيص والتقرير) عن عمليات المنشأة. وتؤثر نوعية المعلومات التي يولدها النظام على قدرة الإدارة في اتخاذ قرارات ملائمة للرقابة على أنشطة المنشأة، ولإعداد تقارير مالية موثوق بها.
ويتضمن الاتصال توفير وسيلة لفهم للأدوار والمسئوليات الفردية المتعلقة بالرقابة الداخلية على التقارير المالية.