يتكون نظام الرقابة الداخلية من خمسة مكونات هي:


●البيئة الرقابية.


●تحديد المخاطر.


● الإجراءات والأنشطة الرقابية.


●متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية.


●المعلومات والإتصال





4-1- البيئة الرقابيةControlEnvironment


تشتمل البيئة الرقابية علي العوامل التالية:


أ- طرق الرقابة المتعلقة بالإشراف والمتابعة:


يُعتبر وجود قسم للمراجعة الداخلية، واستخدام نظم الموازنات التخطيطية، ونظم محاسبة المسئولية ونظم تقارير الأداء من أهم طرق الإشراف والمتابعة التي يمكن استخدامها كأساليب رقابية. وسوف نعرض فيما بعد بالتفصيل للمراجعة الداخلية.


وطرقالرقابةالمتعلقةبالإشر افوالمتابعة،تتطلب تفحصما يلي:


- الإجراءاتالمتبعةفي إعدادالموازنات التخطيطية، ونظاممحاسبة المسئولية.


- الطرقالمتبعةلمقارنةالأداء الفعليمعالأداءالمخطط.


- معالجةالإدارةللانحرافاتعن الأداءالمتوقع.


- السياساتوالإجراءاتالتيتتب عهاالإدارةلإصلاحالنظامالم حاسبي،والإجراءاتالرقابية لكي تتماشىمعالتغيراتالبيئية.


ب- الهيكلالتنظيمي:


يُعتبرالهيكلالتنظيمي -الذييحددالسلطاتوالمسئوليا تداخل الشركةبوضوحوجلاء -دعامةأساسيةمندعاماتالرقاب ةالداخلية. فالهيكلالتنظيميالذييحددال مسئوليات,يكوِّنقاعدةمهمةل مساءلةعننتائجالأعمال،وبا تالييزيدمنفعاليةالرقابة.


ج- طـرقالاتصال:


لابدلإدارةالشركةأنتستخدمأ ساليباتصالفعالة تساعد فيالتحديدالواضحللسلطاتوال مسئولياتفيالشركة. ومنالوسائلالتييمكنأنتستخد مهاالإدارةفيهذاالصددالكتي باتالمرشدة،مثلدليلالسياسا تالواجبإتباعهاداخلالشركة، كمايمكناستخدام الخرائطالتنظيمية،وأيضًايم كنللإدارةاستخدامالاجتماعا توالمؤتمراتكوسائلاتصالمعا لعاملينلتوضيحوتحديدالسلطا توالمسئوليات،ممايساعدفيإي جادنظامرقابةداخليةفعال.


ويدعم بنظام الاتصال وجود نظام فعال المعلومات يتعلق بالتقارير المالية عن عمليات المنشأة. وتؤثر نوعية المعلومات التي يولدها النظام على قدرة الإدارة في اتخاذ قرارات سليمة للرقابة على أنشطة المنشأة، ويتطلب ذلك توفير تقارير مالية ملائمة وموثوق بها ويمكن الاعتماد عليها.


د- الأسلوبالفلسفيوالعمليالمت بعبواسطةالإدارة:


نظرةالإدارةإلىالرقابةوموق فهامنهاتؤثرتأثيرًاكبيرًاع لىفعالية نظام الرقابةالداخلية. فلكيتكونهناكرقابةفعالة،لا بـدلإدارةالمنشأةأنتدعمنظا مالرقابةالداخليةالمطبـق،و أنتجعلدعمهالذلكالنظاممعلو ماًلدىجميعالعاملينفيالمنش أة. هذا من ناحية، ومنناحيةأخرى،ينعكسأسلوبال إدارةالداعمللسلوكالأخلاقي فيالعمل (منخلالالنموذجالأخلاقيفيع لالإدارةنفسها كقدوة) علىجميعالعاملين بالمنشأة،منحيثتقليلاحتمال ارتكابالمخالفاتالمتعمدة.


هـ- لجانالمراجعة:


يشكل مجلس الإدارة لجنة المراجعة من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين، على أن يكون غالبية أعضاء اللجنة من الأعضاء المستقلين، وألاّ يقل عدد أعضائها عن ثلاثة، كما يجب أن يكون من بين أعضائها أحد الخبراء في الشئون المالية والمحاسبية، ويجوز تعيين عضو أو أكثر من خارج الشركة في حالة عدم توافر العدد الكافي من أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين.


يحظر على أي شريك سابق في مكتب المراجعة الخارجي المكلف بمراجعة حسابات الشركة، أن يكون عضواً في لجنة المراجعة، وذلك لمدة سنة واحدة اعتباراً من تاريخ انتهاء صفته كشريك أو أي مصلحة مالية له في مكتب المراجعة، أيهما يأتي لاحقاً.


تعقد اللجنة اجتماعاتها مرة واحدة كل ثلاثة أشهر على الأقل، أو كلما دعت الحاجة وتحفظ محاضر اجتماعات اللجنة من قبل المقرر، ويجب مراجعة مسودات محاضر اجتماعات اللجنة من كل أعضائها قبل اعتمادها، على أن تُرسل لهم نسخ نهائية عن المحضر بعد اعتماده للاحتفاظ به لديهم.


تلتزم الشركة أن توفر للجنة المراجعة الموارد الكافية لأداء واجباتها، بما في ذلك التصريح لها بالاستعانة بالخبراء كلما كان ذلك ضرورياً.


تتولى لجنة المراجعة المهام والواجبات التالية:


( أ ) تقييم نظامالرقابةالداخلية والتحقق من كفايته.


(ب) وضع وتطبيق سياسة التعاقد مع المحاسب القانوني.


(جـ) متابعة ومراقبة استقلالية المحاسب القانوني (المراجعالخارجي)، ومدى موضوعيته، ومناقشته حول طبيعة ونطاق عملية المراجعة ومدى فعاليتها وفقاً لمعايير المراجعة المعتمدة.


( د ) تلعبدور وسيط بينالمديرين التنفيذيين ومجلس الإدارة منجهةوالمراجعالخارجي (المحاسب القانوني) منجهةأخرى.


و- السياساتوالإجراءاتالمتعلق ةبالعاملين:


إنوجودقسممركزيفعاللإدارةش ئونالأفراد(العاملين بالمنشأة)يزيدكثيرًامنفعال ةالرقابةعنطريقوضعالرجلال ناسبفيالمكانالمناسب(الوظي فةالتيتناسبمؤهلاتهوقدراته )، وعنطريقالتدريب يمكن تنمية هذه القدرات،.كذلكوجودمثلهذاال سمفيالمنشأةيساعدعلىرسمسي ساتفعالةللاستخدام(عنطريقإ جراءالمقابلاتمثلاً)،كمايس عدعلىتحديدوتعريفالمسئولي تعنطريقالتوصيفالواضحوالم تمللكلوظيفة،وكلذلكيعتبرم ماًلخلقبيئةرقابيةفعالة.


ز- المؤثراتالخارجية:


هناكمؤثراتبيئيةمنخارجالشر كةتؤثرعلىفعاليةالرقابةالد اخليةبالشركة،فالشركةالخاض عةلنظامالشركاتأكثرحرصاًعل ىتنفيذالمتطلباتالرقابيةال تييفرضهانظامالشركات، وأيضًاالشركاتالمسجلةبأسوا قالمال,فهيأيضًاتحرصعلىتنف ذالمتطلباتالرقابيةالتيتض هاأسواقالمال.


ح- الأمانة والقيم الأخلاقية التي يتصف بها العاملون:


وجودمجموعة من العاملين الأكفاء، والموثوق بهم، والذينيتمتعون بقدر كاف من الأمانة والقيم الأخلاقية يعتبر من أهم عناصر نظام الرقابة الداخلية. فإذا كان العاملون ليس لديهم الأمانة والقيم الأخلاقية، فسوف يمكنهمالتواطؤ لتخطي أي إجراءات رقابية قد تضعها المنشأة. لذلك يجب على الشركة أن تضعلنفسها سياسة محددة لاختيار العاملين بها، بحيث تقلل احتمالات وجود عاملين لا تتوافرفيهم صفات الكفاءة والأمانة والقيم الأخلاقية المتعارف عليها.





4-2- تحديد المخاطر Risk Determination:


يُقصد بتحديد المخاطر هنا هو تقدير احتمال أن تتضمن القوائم المالية أخطاء مهمة، وهذه يطلق عليها تقدير المخاطر لأغراض التقارير المالية. ويقع على عاتق الشركة مسئولية تحديد وإدارة هذه المخاطر، وينعكس القرار الذي تتخذه الإدارة في هذا الشأن على عمل المحاسب القانوني، حيث يعتمد المحاسب القانوني، في تقديره لمخاطر الرقابة الداخلية على قبول إدارة الشركة للمخاطر المتعلقة بإعداد قوائم مالية عادلة، ومعدة حسب المبادئ المحاسبية المقبولة قبولاً عاماً.


فإذا قررت الإدارة قبول هذه المخاطر دون وضع إجراءات رقابية لتقليلها بسبب اعتبارات التكلفة أو أي اعتبارات أخرى، فإن المحاسب القانوني، سوف يقوم بتقدير مخاطر الرقابة عند أعلى مستوى، ويترتب على ذلك توسيع نطاق الفحص وزيادة اختبارات التحقق التفصيلية. أما إذا قامت الإدارة بوضع إجراءات رقابية بهدف تقليل احتمال وجود أخطاء مهمة في القوائم المالية، فإن المحاسب القانوني، سوف يقوم بتقدير مخاطر الرقابة عند مستوى منخفض، وبالتالي يمكن تضييق نطاق الفحص وتقليل اختبارات التحقق التفصيلية. يتضح مما سبق، أن هناك اهتماماً مشتركاً لكل من الإدارة والمحاسب القانوني، بقضية مخاطر التقرير المالي.





4-3- الإجراءات والأنشطة الرقابية Control Activities and Procedures:


الإجراءات والأنشطة الرقابية هي السياسات والإجراءات التي تساعد في التأكد من أن تعليمات الإدارة تم تنفيذها. وهي إجراءات يتم اتخاذها لمقابلة المخاطر المتعلقة بتحقيق أهداف الشركة. والأنشطة الرقابية لها أهداف عديدة، ويتم تطبيقها عند مستويات تنظيمية ووظيفية متعددة، وبصفة خاصة، فإن الإجراءات والأنشطة الرقابية المتعلقة بالسياسات المالية، هي الإجراءات والأنشطة التي تتعلق بأمور عديدة، أهمها ما يلي:


●فحص أداء الشركة.


●معالجة البيانات.


●الإجراءات الرقابية التي تعتمد على الوجود الفعلي.


●الفصل بين المسئوليات والتحديد الواضح للسلطات.





4-4- متابعة وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية Monitoring and Updating Control Activities and Procedures:


المراقبة هي عملية تقويم جودة أداء الرقابة الداخلية بمرور الوقت، وهي تتضمن تصميم وتنفيذ وتقويم وتحديث الإجراءات والأنشطة الرقابية أولاً بأول، واتخاذ أي إجراءات تصحيحية ضرورية. ويتم تحقيق ذلك عن طريق أنشطة مستمرة، أو إجراء تقويمات مستقلة، أو عن طريق الجمع بين الأسلوبين. ويقوم المراجع الداخلي للشركة أو أفراد يقومون بنفس الوظيفة بالمساهمة في مراقبة الأداء داخل الشركة. وقد تشمل مراقبة الأنشطة الرقابية استخدام معلومات من مصادر خارجية مثل شكاوى العملاء، وتعليقات الجهات الرقابية التي توضح وجود مشكلات، أو تلقي الضوء على نواحٍ تحتاج إلى تحسين.


يجب أن تكون لدى الإدارة معرفة كافية بالسياسات والإجراءات الرئيسية التي تستخدمها الشركة لمراقبة الأنشطة المتعلقة بالتقارير المالية، بما في ذلك كيفية استخدام هذه الإجراءات والسياسات لاتخاذ إجراءات تصحيحية. لأن وضع الأنظمة الرقابية وتطويرها، هو أحد مسئوليات الإدارة المهمة. وتقوم الإدارة بمراقبة أداء الأنشطة الرقابية للتأكد من أنها تعمل وفق الغرض منها، وأنه يتم تعديلها بطريقة ملائمة لمقابلة التغير في الظروف.


4-5- المعلومات والإتصال Information and Communication :


يتكون نظام المعلومات المتعلق بالتقارير المالية بما في ذلك النظام المحاسبي من الطرق المحاسبية الخاصة بمعالجة (تسجيل وتبويب وتلخيص والتقرير) عن عمليات المنشأة. وتؤثر نوعية المعلومات التي يولدها النظام على قدرة الإدارة في اتخاذ قرارات ملائمة للرقابة على أنشطة المنشأة، ولإعداد تقارير مالية موثوق بها.


ويتضمن الاتصال توفير وسيلة لفهم للأدوار والمسئوليات الفردية المتعلقة بالرقابة الداخلية على التقارير المالية.





هذا، ويجب مراعاة بعض الأمور، أهمها ما يلي:


●يُعتبر المديرون مسئولين بشكل مباشر عن أنشطة الرقابة الداخلية في المنشأة، وتختلف مسئولياتهم اعتماداً على وظائفهم في المنشأة.


●تُعتبر الرقابة الداخلية جزءًا صريحاً أو ضمنياً من واجبات كل فرد بالمنشأة، ولذلك يكون العاملون بالمنشأة مسئولين عن عدم الالتزام بالسياسات والأنظمة المختلفة.