1- طلب الشراء
Purchasing Request
يحتوي علي البيانات الاتيه
1- اخر سعر شراء واسم المورد last price
2- الكميه الموجوده بالمخزن stock on hand
3- اسم الصنف المطلوب Name Item
4- الكميه المطلوبة Quantity
5- السعر المتوقع
6- عروض أسعار من ثلاث موردين
2- أمر الشراء
Purchasing order
يحتوي علي البيانات الآتية
1- اسم المورد supplier
2- الكمية المطلوبة
3- اسم الصنف
4- السعر المتفق عليه
5- أي شروط خاصة بالدفع والتسليم
3- إذن الاستلام
Receiving
يحتوي علي البيانات الاتيه
1- اسم المورد
2- اسم الصنف والكود الخاص به
3- الكميه
4- القيمة
5- توقيع أمين المخزن في حالة دخول الأصناف للمخزن
6- توقيع مدير الاداره المستلم في حاله دخول الأصناف للتشغيل مباشرة
ترفق أصول تلك المستندات السابقة مع أصل الفاتورة إلي محاسب المدفوعات الموردين " A / P لإعدادها للسداد طبقا للمواعيد المقررة من قبل إدارة الفندق
**** المراجعة النهائية****
1- استكمال المراجعة المستندية والدفترية لحركة الموردين طبقا للأسس والضوابط التي يتم إجراؤها عند إعداد المراجعة الدورية السابق الإشارة إليها من قبل .
2- ضرورة مراجعة ومطابقة أرصدة الموردين والمستخرجة من ميزان الموردين ( Aging A/ P )
كأجماليات مع رصيد الموردين ضمن ميزان المراجعة للفندق في تاريخ إعداد القوائم المالية
3- ضرورة مراجعة السجل الإحصائي الذي تم إعداده للمصادقات مع الموردين وذلك مع الارصده الدفترية في نفس تاريخ المصادقة مع إعداد تقرير يوضح أسباب تلك الفروق وكيفية معالجتها .
4- ضرورة إعداد كشف يوضح أرصدة الموردين المتوقفة وإعداد مذكرة فيما يلزم علي الفندق من إجراء التسوية لتلك الارصده .
5- إجراء مراجعة لاحقه لتاريخ القوائم المالية لمتابعة ما تم تسويته مع أرصدة المورين واثبات أي نتائج قد تؤثر علي القوائم المالية للفندق في نهاية العام المالي .
ب) دائنون أخري
ويشمل ذلك الحسابات في القطاع الفندقي علي مستحقات العاملين مقابل الخدمة service charge 12% وكذلك العمولات المستحقة لشركات السياحة وغيرها ولا تختلف المراجعة الدورية عن المراجعة النهائية علي النحو التالي .
** المراجعة الدورية والنهائية **
1- ضرورة الحصول علي كشف حساب توضيحي لكل حساب علي حده يوضح أرصدة الفتح وأي حركه مدينه أو دائنة علي الحساب
2- ضرورة مراجعة أرصدة الفتح أول المدة وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع ضرورة توضيح أي فرق قد تظهر و أسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .
3- المراجعة المستنديه الدقيقة للعمولات المستحقة للوكلاء السياحة والتأكد من انه يتم احتسابها طبقا للعقود المبرمة بين الفندق وشركات السياحية وانة يتم تكوين رصيدها طبقا للأسس والضوابط المتفق عليها لتلك النقود .
4- ضرورة المراجعة المستنديه الدقيقه لمقابل الخدمه الذي يتمثل في 12% علي معظم إيرادات تشغيل الفندق مع مراعاة ما يلي :-
-*- ضرورة مراجعة اجماليات الايرادات التى يستحق عليها مقابل خدمة 12% والتأكد من التزام ادارة الفندق نحو الاحتساب الدقيق لهذة النسبة من خلال تقرير الايرادات " Revenues Report " .
-*- ضرورة التأكد من التزام الفندق نحو تطبيق القانون رقم ( ) لسنه 2003 بشأن الالتزام بتوزيع حصيلة 12% وفقا لأحكام القانون على النحو التالى :
12%







60 % للمتصلين
يتم سداد مرتبات العمالة المتصلةوالباقى يضاف الى حصيلة 15% للعمالة الغير متصلة يوزعها لجميع العاملين بنسبة مرتب كل عامل للإجمالي.
15% لغير العاملين يتم إضافتها للمتبقي من حصيلة 60% إلا بعد سداد مرتبات العمالة المتصلة وتوزيع ذلك الجمع على جميع العاملين بالفندق بنسبة مرتب كل عامل للإجمالي .
5% يتم توزيعها علي العاملين بمعرفة المدير العام
20% يتم استخدام حصيلة هذا المبلغ في عمليات الإحلال الجديدة لمهمات التشغيل وهي الصيني والزجاج والمفروشات ، وملابس العاملين ومهمات المطابخ .
5- ضرورة التأكد عند مراجعة مقابل الخدمة التأكد من عدم استفادة اى عنصر اجنبى من تلك الحصيلة حيث أنها تخص العمالة المصرية فقط .
6- ضرورة مراجعة محاضر جرد مهمات التشغيل operation الذي يتم إعداده عادتا كل ثلاثة أشهر ويتم إثبات كمية الهالك من مهمات التشغيل والذي يتم تحصيله علي استخدامات مخصص الكسر والتالف حتى يمكن التأكد من أن أدارة الفندق تعمل للمحافظة علي مهمات التشغيل وتوفير أموال الفندق لاستخدام أخر .
7- ضرورة مراجعة الكشف الخاص بتوزيع العمالة المتصلة والعمالة غير المتصلين وذلك للتأكد من التزما الفندق نحو تطبيق إحكام القانون علي ما يلي
--**--تأثير علي قائمة الدخل حيث أن تحميل عدد من العمالة غير المتصلين علي العمالة المتصلة يؤدي إلي تخفيض نسبة 12% الموزعة علي العاملين وكذلك تخفيض بند مصروفات المرتبات والمصروفات المرتبطة بها مما يؤدى لظهور " G.O.P" مجمل ربح التشغيل غير طبيعى والعكس صحيح .
8-ضرورة التأكد عند مراجعة استخدامات مخصص الكسر والتالف عدم تحميل ذلك المخصص كأى أصول ثابتة كان يجب تأثير مخصص الإحلال و التجديد او الشركة المالكة بها .
9- ضرورة التأكد عند مراجعة استخدامات مخصص الكسر والتالف عدم تحميل ذلك المخصص بأي مبالغ ثان يجب تحميل التشغيل بها operation بها مما يؤدي لظهور غير سليم لمجمل ربح التشغيل g.o.p
ج) الضرائب التأمينات الاجتماعية
المراجعة الدورية النهائية :-
1- ضرورة الحصول علي كشف حساب تفصيلي لكل حساب علي حده يوضح ارصده الفتح للحركة المدينة والدائنة علي هذا الحساب .
2- ضرورة مراجعة ارصده الفتح " أول المدة " وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع ضرورة توضيح أي فروق قد تظهر وأسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .
3- المراجعة المستنديه الدقيقة لحساب الضرائب والتأمينات والتأكد من الالتزام نحو تطبيق أحكام قانون الضرائب الجديد لسنه 2005 وكذلك الالتزام نحو تطبيق إحكام قانون التأمينات الاجتماعية .
4- التأكد من التزام الفندق نحو سداد المستحقات سواء لمصلحة الضرائب المتنوعة او للهيئة القومية للتأمينات في المواعيد القانونية .


5- ضرورة الحصول من الفندق في نهاية العام ببيان بموقفها الضريبي مدعم بالمستندات الخارجية " مراسلات الضرائب " لمراجعتها فى ضوء الارصده المتواجدة ضمن دفاتر الفندق .
6- ضرورة الحصول علي شهادة في نهاية العام PRINT OUT من الهيئة القومية للتأمينات الاجتماعية توضح الربط الشهري والرصيد في نهاية الفترة المستحق علي الفندق لمقارنته بالرصيد الظاهر ضمن دفاتر الفندق كما يتم مراجعة الربط الشهري مع كشف المرتبات PAY ROLL STATEMENT وذلك للتأكد من التزام الفندق بالخصم لصالح التأمينات طبقا للقوانين المقررة
دـ) تأمينات محصله من الغير
** المراجعة الدورية النهائية
1- ضرورة الحصول علي كشف حساب توضيحي يوضح أرصدة الفتح والحركة المدينة والدائنة علي هذا الحساب .
2- ضرورة مراجعة أرصدة الفتح " أول المدة " وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع توضيح أي فروق قد تظهر مع توضيح أسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .
3- المراجعة المستنديه لأرصدة حسابات المبالغ المحصلة من الغير من خلال مراجعة الارصدة المستحقة لهؤلاء العملاء مع إيصالات الاستلام النقدية والشيكات مع مراجعة أي استخدامات لذلك التأمينات التي تنحصر بما يلي :-
أ*) استخدامات عن طريق سدادات لفواتير العملاء ويجب عن مراجعتها مرعاه صحة المديونية وكذلك أن يكون التأمين المحصل عن نفس الشركة وكذلك موافقة علي استخدام ذلك التأمين في سداد المديونيات .
ب*) استخدامات عن طريق رد التأمين المحصل لانتهاء التعامل أو انتهاء الغرض المحصل من تحصيل ذلك التأمين .
ويجب مراعاة عدم وجود أي التزامات معلقه لهؤلاء العملاء قبل اتخاذ قرار يؤدي ذلك التأمين


4- ضرورة المصادقة علي صحة الارصده المحصلة من العملاء كتأمينات ضمان FLOOTING DEPOSIT ونهاية العام للتحقق من مطابقة الارصده بالدفاتر مع تلك المصادقات
5- ضرورة مخصص أرصدة التأمينات المحصلة و المحصلة من الغير بالعملات الاجنبيه المخالفة التأكد من تقيميها وتاريخ إعداد القوائم المالية بأسعار العملات الاجنبيه المعلقة بالبنوك وتاريخ الميزانية وكذلك التأكد من معالجة تلك الفروق " فروق العملة " طبقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .
( هه) المخصصات
** مخصص الاحلال والتجديد
المراجعة الدورية والنهائية :
1- ضرورة الحصول على كشف حساب توضيحى موضح آرصدة الفتح والحركة المدينة والدائنة على ذلك الحساب .
2- ضرورة مراجعة آرصدة الفتح " أول المدة " من خلال مقارنتها مع ملف المراجعة الخاص بالعام المالى السابق وتوضيح أى فروق قد تظهر وأسباب تلك الفروق ان وجدت .
3- المراجعة المستندية لتكوين المخصص وفقا للنسب المتفق عليها ضمن عقد الادارة التى عادة ما تتراوح ما بين 1% الى 4% من اجمالى ايرادات تشغيل الفندق .
4- المراجعة المستندية لاستخدامات مخصص الاحلال والتجديد من خلال ضرورة التأكد من أن المبالغ المحملة ( المستخدمة ) هى فعلا خاصة بالأصول الثابتة " أجهزة ومعدات وآثاثات " وليس من بينها أى مهمات تشغيل .
5- ضرورة التأكد من عدم تحميل المخصص بأى ضرائب مبيعات محملة على فواتير الاجهزة والمعدات والتأكد من خصمها ضمن الاقرار الضريبى لضريبة المبيعات المعد شهريا وذلك وفقا لأحكام تعديلات قانون الضرائب عام 2005 بشأن الضريبة على السلع الرأسمالية .
6- ضرورة مراجعة موافقات الشركة المالكة على استخدامات مخصص الاحلال والتجديد على ضوء عقد الادارة الموقع بين الشركة المالكة والشركة المديرة اذا نص على ذلك .
7- ضرورة مراجعة الموازنة التقديرية " Budget " المعدة بمعرفة الفندق وتوضيح مدى التزام ادارة الفندق بتلك الموازنة من حيث استخدامات مخصص الاحلال والتجديد وذلك فى ضوء موافقة المالك على تلك الموازنة التقديرية .
8- مراجعة مدى التزام الفندق نحو ربط ودائع لدى البنوك المتعامل عليها الفندق بقيمة المخصص المتوافر لديها اذا نص عقد الادارة على ذلك مع مراعاة تدعيم ذلك المخصص بقيمة الفوائد المحققة من تلك الودائع وعدم اضافتها للتشغيل .