مجموعة الرويشان
لائحة المخازن



















فهرس
لائحة المخازن


الموضوع المواد
من إلى
الباب الأول : أحكام عامة 1 9
الباب الثاني : أستلام الأصناف وصرفها 14 24
الباب الثالث : التخزين والصرف من المخازن 25 28
الباب الرابع : الفقد والتلف والهلاك 29 33
الباب الخامس : العهد الشخصية 34 35
الباب السادس : الرقابة على المخازن 36 48




الباب الأول
أحكام عامة
المادة (1) :
تسري القواعدة الواردة بهذه اللائحة على جميع أعمال مخازن الشركة على اختلاف أنواعها ، ويرجع إلى المدير المالي بما لم يرد به نص في هذه اللائحة.
المادة (2) :
تعتبر الأحكام الواردة باللائحة المالية للشركة مكملة لأحكام هذه اللائحة.
المادة (3) :
إدارة المخازن هي المسئولة عن التخزين وتوفير نظام أمثل لتخزين البضائع و الاشراف علي طرق الاستلام و التخزين و الصرف ويعتبر أمناء المخازن مسئولين عن سلامة التخزين للاصناف و المهمات التي بعهدتهم و ترتيبها و صرفها ، و لا يجوز بإي حال من الأحوال أن ينيبوا أحد غيرهم في أي عمل من أعمالهم دون الحصول على أذن كتابي من مسئول المخازن .ويتم عمل محضر تسليم وأستلام من الطرفين ومعتمد من الإدارة.
المادة (4) :
يراعي في تقسيم المخازن و ترتيب الاصناف الأعتبارات الفنية و القواعد السليمة التي تكفل المحافظة علي سلامة الاصناف و عدم تعرضها للتلف و أخطار الحريق .
المادة (5) :
يكون لكل مخزن أمين أو أكثر حسب حجم العمل، وفي حالة وجود أكثر من أمين للمخزن الواحد تكون مسئوليتهم تضامنية، كما يجوز أن يسند إلى أمين المخزن عهدة أكثر من مخزن واحد إذا ما اقتضت حاجة العمل ذلك.
المادة (6) :
لا يجوز فتح أي مخزن بدون حضور أمين المخزن المختص أو مساعدوه ومع ذلك يجوز عند الضرورة أجراء الفتح بمعرفة وتحت مسئولية لجنة تشكل من المدير المسئول وتحرير محضراً بأعمالها.


المادة (7) :
يتم إنشاء في كل مخزن بطاقة لكل صنف من الاصناف المخزنة به ، ترصد بها أولاً باول الكميات الواردة و الكميات المنصرفة و الرصيد المتبقي . كما يعطي كل صنف من الاصناف رقماً خاص به يذكر في كل المستندات الخاصة بالاستلام و صرف وتداول الاصناف .
المادة (8) :
يتم وضع نظام لحفظ وتداول مفاتيح المخازن بالأشتراك مع بين إدارة المخازن و الجهاز الإداري للشركة .
المادة (9) :
يتم تقسيم المخازن حسب طبائع الاصناف ( مخزن وارد – مخازن عمومية – مخازن فرعية – محازن انتاج تام .......).
المادة (10) :
في حالة وفاة أمين المخزن أو غيابه يعهد إلى لجنة تشكيل لهذا الغرض للقيام بجرد عهدته ومطابقتها على السجلات، وبيان ما بها من عجز أو زيادة، وتحرر محضراً بذلك، وتسلم العهدة إلى من يحل محله بموجب محضر استلام.
المادة (11) :
لا تضاف الأصناف الموردة إلى المخازن إلا بعد اتمام إجراءات الفحص النهائي وقبول الأصناف الموردة، ولا يجوز الصرف من الأصناف الموردة إلا بعد اضافتها نهائياً إلى عهدة المخازن ومع ذلك يجوز عند الضرورة وبإذن من مدير الشركة المسئول الصرف مباشرة من الأصناف التي تم فحصها على أن تتم التسويات اللازمة فيما بعد.
المادة (12) :
على مديري الشركات اصدار التعليمات اللازمة لضمان أحكام الرقابة على عمليتي فتح وقفل المخازن يومياً. وفي حالة فقد كسر أحد المفاتيح يعمل محضر بذلك وتخطر الجهات المسئولة ويتم تغيير القفل، ولا يجوز قطعياً عمل مفتاح آخر بدل المفقود أو المكسور لنفس القفل.
المادة (13) :
يكون لكل مخزن نسخة إضافية من المفاتيح تحفظ داخل مظروف مغلق موقع عليه بإمضاء أمين المخزن وتحفظ لدى مدير الشركة لاستعماله في حالة الضرورة.

الباب الثاني
استلام الأصناف وصرفها
المادة (14) :
عند ورود أصناف يقوم أمين المخزن المختص أو مساعده باستلامها استلاماً مبدئياً تحت الفحص أساسه مراجعة الكميات والوحدات وحالتها الظاهرة وتاريخ ورودها، وذلك وفقاً لما هو وراد بصورة أمر التوريد المبلغ له من إدارة المشتريات، ويوقع من قام بالتسليم على هذه الأوراق الدالة على ذلك، ولا يجوز قبول أصناف غير واردة بأمر التوريد الصادر من إدارة المشتريات بالشركة.
المادة (15) :
يتم الفحص أساساً في مخازن الاستقبال فور ورود الأصناف بمعرفة لجنة تتناسب وظائف وتخصصات أعضائها مع نوع وأهمية وقيمة كل شحنة. ويجوز أن يتم الفحص بدون لجنة لتلك الأصناف النمطية أو قليلة القيمة، كما يجوز أن يتم الفحص في غير مخازن الاستقبال وفقاً لشروط العقد أو بحسب ما تمليه طبيعة الاصناف وظروف العمل.
المادة (16) :
تشكل لجنة لفحص الأصناف والمهمات الواردة بقرار من مدير الشركة التابعة أو من ينيبه.
المادة (17) :
تفحص اللجنة الأصناف الموردة أو نسبة مئوية منها تقدرها حسب اهميتها وذك لمطابقتها على المواصفات الفنية المتفق عليها وتحرر اللجنة محضراً موقعاً عليه من أعضائها ويرسل إلى مدير الشركة التابعة لاعتماده.
المادة (18) :
إذا حصل خلاف بين المورد ولجنة الفحص بخصوص عدم مطابقة الأصناف الموردة للمواصفات المتفق عليها يرفع الأمر إلى مدير الشركة للفصل في هذا الخلاف.
المادة (19) :
الأصناف المرفوضة - لعدم مطابقتها للمواصفات - يطلب من المورد أن يتسلمها لاستبدالها بغيرها في فترة تحدد لهذا الغرض ويجوز في هذه الحالة توقيع الغرامات الوارد بالعقد على أساس أن المورد تأخر في توريد الأصناف المطلوبة. ويكون للشركة بعد ذلك الحق في بيع الأصناف المرفوضة وخصم

ما يكون مستحقاً لها على المورد من ثمن البيع ولا يكون للمورد الحق في الرجوع بأية تعويضات عما قد يصيب الأصناف المرفوضة من تلف أو نقص نتيجة التخزين. ويجوز بموافقة مدير عام الشركة التجاوز عن كل أو بعض الأحكام المتقدمة إذا اقتضت ظروف ومصلحة العمل ذلك.
المادة (20) :
في حالة ورود طرود غير سلمية من الخارج يجب أن يتم اثبات حالتها مبدئياً بميناء الوصول وبحضور مندوب الشركة الناقلة ومندوب شركة التأمين - إذا كان مؤمناً عليها - ومندوب من الشركة ويتم ترحيل الطرود فور التخليص عليها إلى مخازن الشركة وفحصها لضمان الرجوع على المسئولين في الوقت المناسب.
المادة (21) :
لا تقبل أصناف إلا إذا كانت مطابقة للمواصفات المتعاقد عليها، على أنه إذا أستدعت حاجة العمل قبول أصناف تقل عن المواصفات المتعاقد عليها في حدود نسب لا تؤثر على الوفاء بالغرض، فعلى لجنة الفحص بعد الحصول على تصديق المدير العام للشركة تحديد نسب الخفض في المواصفات وتخفيض الثمن والحصول على موافقة المورد على التخفيض ، فإذا لم يقبل يصير رفض الأصناف.
المادة (22) :
بعد الانتهاء من إجراءات الاستلام والفحص وتقرير صلاحية الأصناف بتم استلام هذه الاصناف بواسطة أمين المخزن المختص وإضافتها إلى عهدته. ويتم وضع نظام لضبط الكميات الموجودة بالمخازن ، وأمساك سجلات لحصر الوارد والمنصرف ورصيد كل نوع من الأصناف الموجودة بكل مخزن ويعتبر هذا النظام جزءاً مكملاً لهذه اللائحة.
المادة (23) :
يعتبر أمين المخزن مسئولاً عن سلامة الاحتفاظ بالأصناف داخل المخزن مراعياً في ذلك طبيعتها الفنية وما تستلزمه من توفير الظروف المناسبة وما يسهل تداولها وجردها.
المادة (24) :
تحدد مواعيد معينة للصرف من المخازن حسب حالة العمل، ولا يجوز لأمين المخزن قبول أوامر صرف في غير المواعيد المحددة إلا إذا كان مؤشراً عليها من المدير المسئول "بالصرف بصفة استثنائية " بعد تحققه من الأسباب الداعية إلى ذلك.

الباب الثالث
التخزين والصرف من المخازن
المادة (25) :
يتم تخزين الأصناف بما يتناسب وطبيعتها ويكفل المحافظة عليها من التلف والضياع وسهولة تداولها وجردها ، وعلى أمناء المخازن ومساعدوهم الأخطار دورياً عن الأصناف التي تلفت أو التي يخشى عليها من التلف أو المقرر لها فترة صلاحية محددة.
المادة (26) :
يتم صرف الأصناف لأغراض البيع بموجب مستندات متعمدة.
المادة (27) :
بالنسبة للأصناف المرفوضة أو المرتجعة من العملاء والقابلة للإصلاح فيتم اصلاحها قبل تسليمها إلى المخزن المختص . أما الاصناف غير القابلة للإصلاح فتسلم لمخزن المخلفات للتصرف فيها بالبيع أو الإعدام .
المادة (28) :
يكون ارتجاع الأصناف إلى المخازن بناءً على إذن ارتجاع يوضح به البيانات الخاصة بالأصناف المرتجعة وأسباب الارتجاع. وتشكل لجنة فنية لفحص هذه البضاعة المرتجعة ومدى مطابقتها للمواصفات وصحة أسباب الارتجاع، وترفع هذه اللجنة تقريرها إلى مدير الشركة للتصرف.



الباب الرابع
الفقد واتلف والهلاك
المادة (29) :
إذا فقدت أو تلفت أصناف أثناء وجودها بالمخازن أو في عهدة أي شخص فعلى أمين المخزن أو صاحب العهدة ابلاغ المدير المسئول بمجرد علمهم لعرض الموضوع على مدير الشركة أو من ينيبه للتصرف فيه بعد الرجوع إلى نتيجة التحقيق الذي يتم في هذا الشأن مع مراعاة ما تقضي به القواعد الخاصة بضمانات أرباب العهد.
المادة (30) :
إذا كان الفقد أو التلف أو الهلاك بسبب الإهمال أو سوء الاستعمال فيتحمل المسئول بقيمة الأصناف كاملة بسعر السوق أو سعر الشراء أيهما أكثر مع إضافة (10%) مصاريف إدارية. وإذا أمكن اصلاح التلف فيكتفي بتحصيل قيمة الإصلاح من المتسبب.
المادة (31) :
إذا كان الفقد أو التلف بسبب السرقة أو السطو أو الأكراه أو الحريق أو التلاعب أو التبديد
- وبصرف النظر عن قيمة الفقد أو التالف - يخطر مدير الشركة لاتخاذ أي من الاجراءات الآتية :

  • إبلاغ الشرطة ، والنيابة- إذا لزم الأمر- وشركات التأمين.
  • تشكيل لجنة تحقيق من غير موظفي القسم الذي حصل به الحادث للتحري عن أسباب الفقد أو اتلف وأقتراح النظم الكفيلة لتلافي حدوثه مستقبلاً.
  • تقوم لجنة التحقيق بجرد الأصناف الموجودة بالمكان الذي حدث فيه الحادث لإمكان حصر الأصناف الفاقدة أو التالفة والتكاليف التقديرية ويعرض تقرير اللجنة ونتيجته على مدير العام الشركة.

المادة (32) :
يعتمد المدير العام للشركة خصم الأصناف الفاقدة أو التالفة من العهدة، كما يجوز له وبناءً على مبررات موضوعية الاعفاء من تحصيل قيمة الفقد أو التلف أو الهلاك وتحميله على جانب الشركة.


المادة (33) :
لا يجوز لمدير الشركة اعتماد الاصناف الفاقدة أو التالفة لأي من العملاء إلا بناءً على محضر بهذا الشأن و التاكد من التلف أو الفقد بسبب الشركة.

الباب الخامس
العهد الشخصية

المادة (34) :
ينشأ سجلاً للعهد الشخصية وذلك حتى يمكن حصر جميع العهد من الأصناف المستديمة لدى العاملين بإدارة المخازن مع اثبات تاريخ الصرف والرقم المسلسل للصنف.
المادة (35) :
في حالة نقل عهدة من شخص إلى شخص آخر يجب أن يتم ذلك بالحذف والإضلافة في سجل العهد الشخصية الخاص بكل منهما.


الباب السادس
الرقابة على المخازن

المادة (36) :
تتم الرقابة على المخازن من خلال :

  • حسابات المخازن .
  • التفتيش والجرد.

المادة (37) :
يمسك أمناء المخازن سجلات أو بطاقات صنف بالكمية فقط بينما تمسك الإدارة المالية حسابات المخازن بالكمية و القيمة .
المادة (38) :
تقوم حسابات مراقبة المخزون بمراقبة الحدود المقررة للتخزين ومتابعة أرصدة المخزون لتجنب نقصه أو تضخمه. ولتحقيق هذا الغرض تقوم حسابات المخزون باعداد البيانات الدورية اللازمة وبصفة خاصة ما يلي :

  • بيان بحركة الوارد والمنصرف والرصيد لكل صنف شهرياً .
  • الأصناف التي يصل رصيد مخزونها إلى حد الطلب أو الحد الأدنى أو يجاوز الحد الأقصى.
  • الأصناف الراكدة كل سنة.
  • الأصناف التالفة كل شهر.

المادة (39) :
يجب أن يحدد الحدد الأقصى والأدنى وحد الطلب لمختلف الأصناف بما يضمن انتظام تنفيذ الخطة ومراعاة طبيعة الصنف وقابليتة للتخزين وكذا مراعاة تكلفة الشراء والتخزين.
المادة (40) :
تنظم الدورة المستندية تداول البيانات المتقدمة مع الجهات المختصة بالمشتريات والحسابات والمخازن.




المادة (41) :
يهدف التفتيش على المخازن إلى التأكد من أن جميع أعمال المخازن تسير على مقتضى هذه اللائحة والقواعد التنفيذية لها ويجب أن يتضمن التفتيش أساساً ما يلي :

  • مراجعة السجلات والمستندات وصحة القيود المخزنية.
  • التأكد من تسوية نتائج الجرد.
  • التأكد من سلامة التخزين والتنبيه إلى اتخاذ الإجراءات الكفيلة بذلك.
  • التأكد من عدم تعرض المخزون للاخطار وخاصةً تلك الأصناف التي يخشى عليها من التلف. المادة (42) :

تشمل اجراءات الجرد كافة الأصناف والموجودات سواء بالمخازن الرئيسية أو الفرعية وكذلك العهد الشخصية وتشكل لجان الجرد بقرار من مدير المدير المالي يحدد طريقة ومدة عملها وترفع تقارير له بنتائج أعمالها.
المادة (43) :
يجب جرد المخازن جرداً فعلياً مرة كل سنة على الأقل بواسطة لجان الجرد المشار إليها وذلك بخلاف جرد نهاية العام.
المادة (44) :
يجوز أن يقتصر الجرد على تسجيل الرصيد الدفتريلبض الأصناف بعد اجراء المطابقة بين المخازن قسم حسابات المخازن وذلك في الأحوال التالية :

  • إذا كان الجرد الفعلي يترتب عليه تكاليف باهظة.
  • إذا كانت عملية الجرد وتداول الأصناف تؤثر عليها أو تؤدي إلى تلفها. وتحدد هذه الحالات بقرار من المدير العام للشركة.

المادة (45) :
تقوم الإدارات والأقسام بصرف احتياجاتها مقدماً عن المدة التي يجري خلالها الجرد، ولا يجوز أن تتم أي عمليات صرف أو إضافة أثناء مدة الجرد – إلا في الحالات الضرورية -.


المادة (46) :
تعد لجان الجرد تقريراً عن نتيجة إعمالها بالعجز أو الزيادة - إن وجد - وعلى أمين المخزن أن يبين أسباب ذلك وترفع النتيجة إلى مدير عام الشركة للتصرف وتحدد المسئولية علي أن يتم أخطار المدير المالي بقرار المدير العام في هذا الشأن.
المادة (47) :
لا يجوز تسوية أي عجز مقابل زيادة ( عمل مقاصة ) إلا الحالات التالية :

  • إذا ثبت وجود خطأ في القيد.
  • إذا ثبت أن العجز كان بسبب خطأ في صرف أصناف بدلاً من أصناف أخرى مشابهة يتعذر التفرقة بينهما.

المادة (48) :
تتحمل الشركة العجز الناتج عن تجزئة الصرفيات أو البخر أو الجفاف – حسب الأحوال - وذلك بشرط أن يكون هذا العجز في وجود النسب والمعدلات التي تقررها الجهة الفنية المختصة . ويعتمدها المدير المالي.